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A nota fiscal eletrônica (NF-e) para mercadorias, hoje, é uma realidade para todos os setores produtivos nos diversos estados brasileiros e representa um dos pilares do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. A sua implantação a partir de 2006 foi gradual, por segmentos, consolidando-se até 2010. 

Passado o sofrimento inicial e os percalços do dia a dia, a emissão da NF-e facilitou a comunicação entre as empresas e propiciou a transparência das transações, já que as Secretarias da Fazenda – SEFAZ passaram a ter todas as informações disponibilizadas de forma digital e com fácil acesso para consulta, além de agilizar as transações comerciais entre  empresas e eliminar a utilização de papel.

Inicialmente no processo de adaptação à NF-e, a maior dificuldade encontrada pelas empresas na parte de sistemas foi modificar a forma de gerar a informação.  A partir de dezembro de 2014 entrará em vigor o novo layout da NF-e, a versão 3.1. Essa será a terceira mudança de layout desde a sua implementação.

Além disso, este ano, o SPED consolida o funcionamento da nota fiscal eletrônica para o consumidor final (NFC-e), o manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e) e também entra em funcionamento a versão 2.0 do conhecimento de transporte eletrônico (CT-e). Já o e-Social que promete revolucionar a gestão dos recursos humanos deve estar funcionando no próximo ano. Por todas essas razões, esse é o momento de buscar praticidade nas soluções  de TI compatíveis com os ERPs, sistemas integrados,  já instalados nas empresas.

Versão 3.1 - As mudanças necessárias para adequação ao novo layout, a versão 3.1 da NF-e, não é algo complicado, mas requer alterações no sistema e validações. Para fornecer tais informações, as empresas precisam na maioria dos casos, remodelarem as definições e procedimentos dos seus sistemas de faturamento. Tais alterações exigem envolvimento das áreas de negócios, TI e, muitas vezes, serviços de terceiros, o que faz com que a antecedência nesta preparação seja chave, para que as empresas iniciem na nova versão, atendendo a todos os requerimentos legais.

Além das modificações de ordem técnica trazidas pela NF-e 3.1, as empresas precisam estar atentas às alterações ligadas a novas informações fiscais ou ao maior detalhamento das já existentes. Serão requisitadas informações adicionais para o setor de óleo e gás, assim como outras que abrangem a maioria dos setores de negócio, tais como Identificação de Venda ao Consumidor, Imposto Diferido e Controle de Exportação por Item, dentre outras.

O segundo semestre será corrido com as eleições gerais no Brasil, por isso é importante não deixar para a última hora, as adaptações necessárias nos sistemas, pois se a empresa não efetuar a mudança da versão 2.0 para a  3.1 da NF-e ficará inabilitada para faturar e movimentar mercadorias. As duas versões de layout da NF-e podem coexistir até 30/11/2014 e a partir de 01/12/2014 passa a valer apenas o layout da NF-e 3.1.

Hoje, cada vez mais se faz necessário o aprimoramento, a melhoria no processo de recepção e administração das notas fiscais eletrônicas recebidas de fornecedores. Algumas empresas conscientes desse novo cenário já estão adotando boas práticas de gestão.