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Nos últimos meses as empresas vêm enfrentando uma batalha contra o tempo, em face das novas exigências instituídas com o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

A primeira preocupação dessas organizações sempre foi ter seus arquivos validados e entregues a tempo, a fim de evitar multas e outras penalidades. No caso da Escrituração Contábil Digital - ECD, por exemplo, a multa pela não entrega no prazo do arquivo digital é R$ 5.000,00 por mês.

Apesar das inúmeras dificuldades que essas empresas tiveram para cumprir com esses prazos, esse foi somente o primeiro passo. Ter os arquivos validados não é garantia de êxito dessa empreitada, uma vez que a validação abrange apenas os aspectos estruturais do arquivo, sem adentrar às suas especificidades tributárias.

O mais importante, portanto, é que as informações inseridas nos arquivos entregues reflitam a realidade da empresa e estejam atualizadas à legislação tributária. Ao contrário do que se pode pensar, o objetivo do SPED não é somente acabar com o uso do papel, mas antes de qualquer coisa, ter uma eficiente ferramenta de fiscalização à disposição da administração tributária.

É necessária especial atenção a essa nova forma de relacionamento com o Fisco. As informações do contribuinte ficarão à disposição da autoridade fiscal de forma muito mais rápida. A análise das informações do contribuinte, que antes dependiam do trabalho de um fiscal, agora poderão ser feitas de forma eletrônica e em tempo real, em alguns casos.

Uma empresa, por exemplo, que não atualizar seu banco de dados em relação às constantes mudanças na alíquota do IPI, poderá facilmente cair nessa nova “malha fina”. Uma vez que as alíquotas do IPI estão vinculadas à classificação fiscal da mercadoria, uma simples checagem eletrônica feita pela Receita Federal poderá facilmente detectar esse erro, logo após o envio da Nota Fiscal Eletrônica, inclusive.

Manter o banco de dados atualizado, em face das constantes mudanças na legislação tributária e na classificação fiscal das mercadorias é, sem dúvida, o mais importante para evitar penalizações desnecessárias.

Fabio Rodrigues -  Advogado, contabilista, diretor de Projetos Especiais da FISCOSoft Editora