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Você está em uma roda de trabalho e todos conversam sobre como conseguem (ou não) deixar seu inbox de e-mails com zero mensagem não lida ou respondida. A única coisa que consegue fazer é acenar com a cabeça, já que, de verdade, nunca conseguiu tamanha proeza. Ou, pelo menos, nunca soube como fazer isso se tornar rotina. Conhece essa sensação? Então, ela pode ser passado (ou parcialmente resolvida).

Antes de mais nada, para sua “defesa”, realmente existem muitos motivos (sinceros) para que a maioria dos profissionais não consiga dar um retorno a tantas mensagens dentro de 24 horas:dependendo do dia, são centenas de e-mails, alguns que nos requerem maior dedicação, que são mais complexos, que devem ser respondidos com precisão... Outras vezes, algumas mensagens exigem que revisemos nosso feedback... Enfim, não é algo fácil. Mas, não se esqueça, está longe de ser impossível.

A ideia aqui é ser mais eficiente, trabalhar com o tempo a seu favor e, desse modo, deixar com que os dois lados “da linha” fiquem mais satisfeitos com a comunicação estabelecida. Para tanto, focaremos em dicas para aqueles e-mails para os quais você ainda não tem uma resposta completa, mas que estão lá na caixa de entrada, aguardando seu retorno.

Segundo um artigo do site Motto, existem algumas ações que podem te ajudar a ler ou, pelo menos, responder os e-mails recebidos no dia. Quer ver como? Veja:

1. “Estarei em contato em, aproximadamente, XXX minutos/horas”

Gerenciar expectativas é uma das coisas a se fazer mais inteligentes na rotina profissional. Afinal, informar pessoas sobre o que está acontecendo “na linha de frente” pode evitar muita confusão ou frustração. E a melhor maneira de fazer isso é, na linguagem popular, prometer de menos, entregar de mais.

Se você, simplesmente, espera durante uma semana para receber um retorno de alguém, ele estará assumindo que seu problema não é prioridade para ele. E isso não deixa nenhum ser humano alegre. Entretanto, se você escreve uma mensagem, por menor que seja, esclarecendo quando poderá entrar em contato, isso vai ser mais simpático – e soará que a questão importa a você também.

Ao definir um limite para que você entre em contato com uma resposta completa, estará sendo, no mínimo, atencioso. E mesmo que essa data-limite seja mais longa, você não corre o risco de ser visto como “a pessoa que levou cinco dias para responder”, mas sim, alguém que disse precisaria de “uma semana”, mas respondeu dois dias mais cedo, por exemplo.

2. “Estou correndo contra o tempo em um deadline”

Quando você recebe um e-mail que aguarda resposta – e, no momento, você não tem uma para dar -, é razoável que você explique por quê. Imagine só se isso fosse pessoalmente: algum colega do escritório chega à sua mesa, pede para realizarem um brainstorm naquele momento... Você nem responde, vira para seu computador e continua a fazer o que estava fazendo antes. Antipático, certo? Pois é a mesma lógica no mundo digital.

Se uma pessoa está aguardando seu retorno, o mínimo que você deve fazer é explicar por que não consegue fazer algo de imediato. Compartilhar seu problema mais urgente (uma reunião, a entrega de um projeto do dia...) pode soar mais simpático e, certamente, mostrará que você não está ignorando sua mensagem, ou que não está preocupado com o problema. Contudo, não consegue, instantaneamente, focar sua atenção nisso.

Aliás, muitas pessoas podem se sentir admirada ao perceber que, mesmo com tantas questões urgentes, você conseguiu ser eficiente para realizar esse primeiro contato.

3. "Preciso checar com um colega que está fora do escritório”

Essa é outro bom motivo para não dar uma resposta completa na hora, mas já sugere uma preocupação da sua parte ao problema levantado. É claro, precisa ser verdade. Use esse tipo de resposta para aquelas mensagens que tratam de uma aprovação de projeto, ou de um feedback que não seja, exatamente, individual. Que realmente dependa de outros profissionais.

Todo mundo já passou por dias em que os problemas parecem estar enrolados e você, com as mãos atadas. Por isso, é provável que a pessoa receba a resposta com um pouco mais de empatia e, dessa maneira, diminua a pressão em cima disso.

Responder e-mails em tempo hábil é valioso para todos os envolvidos. Agregar alguns hábitos, como esses, de dar retorno mesmo quando não existe uma resposta completa não só te dará uma imagem mais simpática, como também eficiente. Além disso, ajudará a limpar sua caixa de entrada. E, embora não seja sempre possível dar uma resposta completa, é quase sempre possível dizer alguma coisa.