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O primeiro senso do Programa 5S é o chamado Seiri ou Senso de Utilização. É o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. É saber, antes de tudo, separar o que é útil do que é inútil e o que é necessário do que é desnecessário. Atente que inútil não significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade.

O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali.

Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho.

Pense nas atitudes que você pratica no seu dia a dia que podem ser consideradas como desperdício e procure evitá-las. Vejamos alguns exemplos de desperdício:

• Produtos e/ou serviços em fila de espera para serem executados.
• Estoques além do necessário.
• Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros.
• Banhos quentes demasiadamente demorados.
• Máquinas e equipamentos ligados desnecessariamente.
• Jogar no lixo materiais em condições de uso.
• Bate papos desnecessários no ambiente de trabalho.

Para garantir o sucesso da implantação do 1º S, é necessário realizar um planejamento claro de tudo aquilo que precisa ser feito. Cartazes podem ser afixados, visando a sensibilização da equipe. E, além disso, é importante capacitar todas as pessoas para a execução do senso de utilização.

A criação de uma lista de verificação é um instrumento que auxilia na prática do senso. Entre os questionamentos da lista podemos citar as seguintes perguntas:

• Há objetos desnecessários no local de trabalho?
• Há quantidade excessiva de material de expediente (lápis, borracha, caneta etc)?
• O Senso de Utilização foi realizado no computador?
• As áreas em comum, tais como cozinha, banheiros, vestiários, pátios estão em ordem?
• Quando necessário, os colaboradores utilizam Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s)?

Com o início do Senso de Utilização, começam a surgir os materiais inúteis, que devem ser removidos para uma "área de descarte". Nessa área, todo o seu material deve ser devidamente identificado. A área de descarte não é sinônimo de bagunça. Até porque, nessa área, há muita coisa que pode ser útil para outro setor, por isso o descarte deve estar organizado e os objetos de fácil localização.

Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefícios abaixo:

• Facilidade nas informações e na procura de objetos.
• Diminuição da necessidade de espaço e de estoque de materiais.
• Diminuição do desperdício. • Diminuição de custos.
• Melhor aproveitamento do tempo e de recursos.
• Maior organização.
• Aumento da produtividade.

Este foi o primeiro artigo de uma série que falará sobre cada senso do Programa 5S. Espero que as palavras acima tenham sido de grande valia e esclarecido possíveis dúvidas. Sucesso!