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As empresas contábeis estão constantemente buscando maneiras de inovar e deixar o trabalho da equipe mais produtivo. E como eu já comentei em alguns posts aqui do blog, uma das tendências da contabilidade é o uso da tecnologia para entregar serviços de valor aos clientes. Enquanto os colaboradores buscam maneiras de realizar as atividades em qualquer lugar e a qualquer horário, as equipes de TI estão atuando para levar mais segurança aos ambientes de trabalho.

De que maneira, então, você pode investir na inovação no escritório contábil, garantindo eficiência e segurança? A solução está na cloud computing na contabilidade! Eu explico mais sobre esse assunto a seguir!

Cloud computing na contabilidade como uma oportunidade

Com as conexões de internet cada vez mais velozes, o baixo custo de memória RAM de um computador e os processadores robustos, as companhias têm mais opções de serviços disponíveis. Isso permite reduzir custos com manutenção, suporte e atualizações das infraestruturas e aplicações.

Estruturas robustas de servidores estão instaladas ao redor do mundo com altos níveis de segurança e proteção. Os novos padrões para compliance e serviços de criptografia também protegem os dados. As soluções de segurança agora são acessíveis para muitas empresas. Como resultado, os vendedores estão oferecendo, cada vez mais, as melhores opções de cloud computing.

Mas, é claro, as opções de outsourcing em TI não são as mesmas e você deve ficar atento a essa questão. Elas exigem alta capacidade e conhecimento do time envolvido, para que ele possa gerenciar as mudanças que ocorrem a todo momento nesses ambientes, bem como estabelecer um contrato claro sobre as responsabilidades do prestador de serviço para administrar esses ambientes.

Por isso, antes de investir na cloud computing na contabilidade é importante considerar alguns aspectos sobre a solução:

1. Tipo de computação em nuvem;
2. Suporte disponibilizado pelo prestador de serviço;
3. Proprietário do banco de dados;
4. Níveis de segurança, prevenção e detecção de invasões;
5. Responsabilidade e atenção aos upgrades disponíveis;
6. Replicação de dados fora do local ou backup de segurança.

Quais são as formas em que a computação em nuvem é disponibilizada?

Para você não errar na hora de escolher o tipo de nuvem ideal para a sua empresa, eu preparei uma breve explicação a seguir:

1- Nuvem pública

Esse é o tipo de nuvem que é centralizada em um data center ao qual vários grupos de pessoas têm acesso. O interessado só precisa aceitar os termos de uso e enviar seus arquivos para a cloud. Enquanto isso, o provedor é responsável pela manutenção e segurança.

2- Nuvem privada

Esse é um modelo privado de cloud em que os servidores são disponibilizados para usuários ou empresas específicas. Eles são configurados para atender os requisitos de que o cliente precisa.

3- Nuvem híbrida

Ela oferece uma combinação entre as características da nuvem pública e privada. Os usuários têm acesso a um servidor dedicado. O escritório pode, por exemplo, deixar suas aplicações disponíveis na cloud privada e realizar backups na pública.

Entre essas três opções o modelo de cloud computing privado ainda é o melhor para um escritório contábil. Tal opção oferece mais segurança e flexibilidade para os usuários.

Como buscar ajuda ao usar a cloud computing na contabilidade?

Muitas soluções em nuvem permitem que o ambiente seja gerenciado e mantido pela equipe de TI da sua própria empresa. O profissional utiliza um servidor remoto para administrar as informações, como se o data center estivesse instalado no escritório. Contudo, a equipe depende do administrador local para dar suporte aos aplicativos e infraestrutura.

O grande problema é que se ocorrer alguma situação indevida, a equipe de TI precisará lidar com o fornecedor da solução, o provedor da hospedagem e o serviço na internet. Isso gera frustração e baixa produtividade para a equipe.

Em contrapartida, se você, gestor, ou algum usuário da empresa tiver dúvida ou problema em relação ao uso das aplicações em nuvem fornecidos por um serviço terceirizado, é essa empresa que dará suporte. São os funcionários da contratada que se responsabilizarão pela a gestão e manutenção das informações. Se um software estiver funcionando incorretamente, eles farão os ajustes necessários. Se o e-mail não estiver funcionando, eles descobrirão as causas e resolverão a situação.

Logo, se você contrata um serviço totalmente terceirizado sempre existirá um canal de contato entre o seu escritório e a empresa. Eles resolvem qualquer situação para garantir a continuidade das atividades dos funcionários. E isso traz mais segurança para você, correto?

Como administrar os acessos da equipe?

Eu imagino que você deve se preocupar em como utilizar essa tecnologia no escritório, quais os limites de acessos aos usuários e a praticidade que isso oferece para a empresa. Veja algumas características da computação em nuvem:

1- Acesso aos dados

Como ter acesso aos dados 24 horas por dia, 7 dias por semana? Algumas empresas de outsourcing delimitam o acesso dos usuários aos dados, até mesmo para garantir segurança. Contudo, isso pode gerar ineficiência na equipe.

O fornecedor certo de cloud computing na contabilidade providenciará o gerenciamento completo da solução, restringindo o acesso de agentes externos e liberando o trabalho da sua equipe. Também é importante conferir no contrato como será o acesso às informações caso você decida encerrar os serviços com o fornecedor.

2- Segurança dos sistemas e dados da empresa

O uso de senhas sofisticadas e softwares de antivírus já não é suficiente para proteger os dados empresariais. Para cuidar das informações do escritório e de seus clientes é fundamental utilizar uma combinação robusta entre tecnologia, políticas de segurança, protocolos e redundâncias.

O seu fornecedor de serviços em nuvem deve reduzir os riscos de exposição à ameaças externas com uma gama de proteções como:

• Conformidade com os padrões internacionais de segurança de dados;
• Segurança de Rede para prevenir ataques;
• Segurança de Dados para proteger as unidades físicas de armazenamento;
• Infraestruturas de Segurança para restringir o acesso aos dispositivos físicos;
• Segurança Humana providenciada por empregados certificados por organismos internacionais especializados;
• Controle do Acesso a infraestruturas, que deve incluir entradas controladas usando os mais recentes mecanismos de controle biométrico;
• Proteção contra Incêndios.

3- Update de softwares e aplicações

O período de cálculos e pagamentos de impostos já é estressante o suficiente para a sua equipe. Então, por que exigir que um membro fique disponível fora do expediente para fazer a atualização de softwares?

Ao terceirizar os serviços de tecnologia e buscar a inovação no escritório contábil, certifique-se de que a empresa contratada realizará o gerenciamento das informações e as correções necessárias, bem como os upgrades nas ferramentas.

Os colaboradores da prestadora de serviços precisam apresentar o conhecimento técnico necessário para trabalhar com essas missões críticas, pois a sua equipe deve ter o foco necessário para realizar os serviços ligados à contabilidade.

4- Vantagens da cloud computing

Desastres naturais podem acontecer a qualquer momento. Eventos recentes ao redor do mundo já provaram que um único servidor ou grupo de servidores instalados em um escritório pode colocar os dados da empresa e dos clientes em risco.

Você nunca está 100% livre de incêndios, enchentes ou roubos, e eles são capazes de destruir um escritório em questão de minutos. Qual a justificativa que você daria para seu cliente se o seu estabelecimento fosse furtado? Quais os riscos das informações caírem em mãos erradas ou simplesmente desaparecerem?

É nisso que você precisa pensar. Buscar serviços de outsourcing em TI, como cloud computing, backup e gerenciamento dos dados é fundamental para garantir a continuidade da empresa. Então, procure contratar uma prestadora de serviços capaz de realizar redundâncias no sistema de proteção e ações para recuperação de desastres nos sistemas e servidores. O seu provedor deve oferecer no mínimo:

• Redundância nos locais;
• Escalabilidade automática;
• Gerenciamento de tráfego;
• Configurações ativas.

Como você pode notar, manter uma equipe interna de TI pode gerar mais custos e problemas do que contratar um serviço especializado. A cloud computing é uma das tendências da contabilidade para levar inovação no escritório contábil, mas ela deve ser implantada e gerenciada por uma equipe altamente capacitada.

Afinal, você deve se proteger dos riscos de ataques cibernéticos e físicos aos dados do escritório. Só assim você poderá proteger as informações dos clientes e garantir o sucesso da sua empresa!

Você precisa de mais argumentos para decidir inovar no escritório? Não corra o risco de ficar para trás em relação aos concorrentes. Confira o post que eu fiz sobre tecnologia na contabilidade!