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Gestão, controle e tecnologia: por que seu escritório precisa disso com tanta força? O novo modelo de negócios na contabilidade exige que o gestor esteja cada vez mais orientado à experiência do cliente e ao desenvolvimento de técnicas de vendas na contabilidade.

Ter gestão e controle eficientes, com o uso da tecnologia na contabilidade, vai ajudá-lo a diminuir os custos, aumentar a eficiência e produtividade da sua equipe. A seguir eu vou explicar para você as ferramentas que podem ajudá-lo nesse processo. Veja!

Tecnologia na contabilidade: como adotar?

A gestão dos processos do escritório pode ser tornar muito mais eficiente quando é adotado o uso da tecnologia. As soluções de hoje não dão apenas agilidade aos trabalhos, mas organizam atividades, aumentam o controle do gestor e auxiliam na ampliação das vendas.

Para melhorar a gestão e o controle do escritório contábil, é fundamental criar um processo de gerenciamento e utilizar soluções que permitam o monitoramento das atividades. Veja como a tecnologia pode ajudar você a mudar o seu modelo de negócios na contabilidade!

Atração e retenção de clientes

Essa é a primeira etapa que precisa ser adotada em um processo de gestão do escritório contábil. Ao utilizar técnicas para atrair e reter clientes, você consegue aumentar os rendimentos do escritório e incentivar a política de marketing “boca a boca”.

Por esse motivo, você deve investir na realização de blog posts para produzir conteúdos interessantes para seus prospectse fazer o compartilhamento deles nas principais redes sociais acessadas pelo seu público-alvo. Geralmente, as mais importantes são o Facebook e o Linkedin para esse mercado.

Você deve criar posts pagos e gratuitos nas mídias sociais, com o intuito de chamar a atenção de pessoas que possam se interessar pelos seus serviços. Essas estratégias funcionam como verdadeiras máquinas de atração de clientes, principalmente quando são trabalhadas de maneira constante.

Você pode, inclusive, incentivar que os usuários assinem a sua newsletter para que possam receber conteúdos diferenciados no e-mail. E, a partir disso, você cria um relacionamento com os potenciais clientes (chamados de leadsnesse estágio). Essa é uma das principais técnicas de vendas na contabilidade para contribuir com o aumento do número de clientes.

Atendimento e encantamento de clientes

Ao capturar interessados em receber seus e-mails, você consegue criar campanhas específicas para seus leads. É possível enviar notícias, promoções e dicas sobre a gestão de empresas, por exemplo. Isso criará um relacionamento duradouro com os potenciais clientes, auxiliando na conversão de interessados.

Contudo, se você não utilizar as ferramentas certas esse trabalho pode se tornar demorado e improdutivo. Algumas soluções de e-mail marketing, como o mailchimp, auxiliam na gestão de contatos e acompanhamento da etapa de funil de vendas que eles se encontram. Dessa maneira, você conseguirá enviar conteúdos cada vez mais específicos para que os prospects se interessem pelo seu serviço.

Esse trabalho também pode incluir algumas ligações para os contatos que demonstram interesse pelo seu serviço. Ao unir a solução de e-mail marketing com um CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, você consegue gerenciar as informações dos prospects antes e depois de se tornarem clientes.

Assim, você consegue controlar melhor quando as ligações foram realizadas , se é preciso fazer uma videoconferência com um prospect ou visita in loco e compreender quais são as principais necessidades dos clientes. Essa é uma solução que permite a você encantar e se relacionar melhor com seus consumidores.

Vale lembrar que o cliente é a alma de qualquer negócio, pois, sem vendas não há lucratividade. Então, ele precisa receber uma atenção especial e focada nas suas necessidades.

Use a tecnologia conversacional

Para melhorar essas oportunidades de relacionamento e atendimento de qualidade ao cliente, o seu escritório também pode investir em um chatbot. Essa solução de inteligência artificial consegue automatizar os primeiros atendimentos em sites e resolver as principais dúvidas dos clientes. Quando elas se tornam mais personalizadas e complexas, o contato é encaminhado para um profissional do seu time de atendimento, que esclarecerá essas questões.

Assim, a sua equipe consegue focar mais nas tarefas específicas que não podem ser realizadas por máquinas conversacionais, ganhando tempo e produtividade. Para ampliar ainda mais o contato com os clientes, o seu escritório contábil pode investir em soluções que permitem a realização de ligações e videoconferências. O Skype, Appear.in e Slacksão exemplos desse modelo de comunicação e também permitem o compartilhamento de arquivos.

Entregas de qualidade

É claro, não adianta investir em técnicas de vendas na contabilidade e atração de novos clientes se você não conseguir realizar uma entrega com pontualidade e eficiência. Por isso, o seu escritório precisa utilizar soluções para dar agilidade aos procedimentos burocráticos e atender todas as obrigações legais e tributárias dos clientes. Assim, você evita o retrabalho ou até mesmo multas para as empresas.

Um software ERP (Enterprise Resource Planning) permite gerenciar uma série de informações da empresa. Ele possui variados módulos para atuar com a folha de pagamento, contas a pagar, emissão de notas fiscais eletrônicas e a gestão do negócio. Essa é uma maneira de aumentar o seu controle sobre o escritório e diminuir os erros em relação aos serviços realizados para os clientes.

Além disso, você pode buscar soluções em nuvem para compartilhar dados com clientes e mantê-los salvos em segurança. O Google Drive, por exemplo, é uma ferramenta que permite o compartilhamento de planilhas no excel, apresentações e criação de formulários para interagir com os clientes.

Inovação do modelo de negócios na contabilidade

Como você pode perceber, é fundamental investir na tecnologia na contabilidade para conseguir realizar um trabalho de excelência. Algumas soluções contribuem para você ter um maior controle sobre a produtividade da equipe e organização das demandas de cada colaborador.

O Trello, por exemplo, permite criar fluxos de trabalho e determinar os responsáveis por cada atividade, estipulando prazos para cada etapa. Essa é uma maneira de todos ficarem cientes das tarefas que têm a cumprir e conhecerem as suas responsabilidades ao longo do processo.

Você ainda pode treinar a sua equipe para utilizar a técnica pomodoro para aumentar a produtividade. Ela consiste em determinar um tempo para a execução da tarefa, com um intervalo curto para que o profissional possa relaxar.

Geralmente, o tempo indicado é de 25 minutos para a atividade e 5 de pausa. O período pode ser cronometrado para que nenhum colaborador fique muito tempo no “cafezinho”.

Há ainda o Toggl, uma ferramenta que pode ser integrada ao Trello para monitorar o tempo utilizado em cada atividade. Além de controlar as tarefas realizadas pelos colaboradores, você consegue conhecer o período utilizado para o atendimento de cada cliente. Isso pode, inclusive, auxiliá-lo na hora de precificar os seus serviços.

Como você pode perceber, a boa gestão do escritório depende da participação ativa da equipe e do uso da tecnologia na contabilidade. Ela ainda contribui para o aumento da produtividade e rentabilidade da empresa.

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